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Guide facturation > Comment faire ses factures ? > Règles générales de facturation et mentions obligatoires

Règles générales de facturation et mentions obligatoires


La facture doit détailler les prestations, produits ou marchandises vendus. Il s'agit d'un document commercial, fiscal et comptable, établi par une structure juridique (société, association, entrepreneur individuel...) pour constater une vente ou une prestation (nature, quantité, poids, qualité, prix des produits ou prestations, modalités et échéance de paiement, etc.). Elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Une note d'honoraires est un document tenant lieu de facture pour les professionnels exerçant une profession libérale. Elle est donc soumise aux mêmes règles que la facture.

Fonctions de la facturation

Juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur.

Commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer.

Comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l'établissement des comptes annuels.

Fiscale : elle fait office de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l'impôt.

Mentions obligatoires sur les factures

La facture émise doit être rédigée en français et établie en 2 exemplaires. Chacune des parties étant tenue d'en conserver un exemplaire pour une durée d'usage de 10 ans (Voir l'article Délai et mode de conservation des factures).

En principe, elle doit être délivrée dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services.

Elle peut être établie soit au format papier soit au format électronique sous certaines conditions.

Toute facture doit contenir les mentions obligatoires suivantes :

  • date d'émission de la facture
  • Numéro de la facture (voir Comment numéroter ses factures)
  • Date de la vente ou de la prestation de service
  • Identité de l'acheteur (nom ou dénomination et adresse), identité du vendeur (nom ou dénomination, n° Siren ou Siret). Si l'entreprise est en cours d'immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « Siret en cours d'attribution », adresse, n° Registre du commerce et des sociétés ou répertoire des métiers, adresse du siège social, forme juridique.
  • N° de TVA du vendeur. NB : le n° de TVA du client est facultatif pour les ventes réalisées en France
  • Pour chaque produit ou prestation : description, quantité et prix unitaire hors Taxes (HT)
  • Taux de tva applicable à chaque opération
  • Les majorations de prix (port, frais annexes)
  • Les minorations de prix (rabais, remises, ristournes) acquises et chiffrages lors de l'opération
  • Montant totaux : HT, TVA par taux, toutes taxes comprises (TTC)

Des mentions particulières sont prévues pour les factures entre professionnels, ou en fonction de la situation du vendeur au regard de la TVA (Voir Mentions obligatoires sur les factures, cas particuliers).

Les sanctions applicables

Les sanctions pénales

Les infractions aux règles de facturation sont punies d'une amende maximale de 75 000 €.
L'amende peut être portée à 50% de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée. En cas de récidive dans les 2 ans, l'amende peut être portée à 150 000 €.

La juridiction peut condamner solidairement, les personnes morales, au paiement de l'amende prononcée contre leurs dirigeants. En outre, les personnes morales sont passibles d'une amende de 375 000 €.

Ces sanctions concernent aussi bien le vendeur ou le prestataire, qui n'établit pas de facture, ou le client professionnel, qui ne réclame pas l'établissement d'une facture.

Ces sanctions sont applicables en cas d'omission des mentions visées à l’article L.441-3 du code de commerce (nom et adresse des parties, date de l'opération, dénomination de l'opération, la quantité, le prix unitaire HT, toute réduction de prix, la date de règlement, les conditions d'escompte, le taux des pénalités).

Les autres omissions sont passibles que des sanctions fiscales ci-dessous.

Les sanctions fiscales

Défaut de facturation : les professionnels qui ne respectent pas l'obligation de délivrance d'une facture sont redevables d'une amende fiscale égale à 50% du montant de la transaction.
Le client est solidairement tenu au paiement de cette amende. Toutefois, lorsque le fournisseur apporte, dans les 30 jours de la mise en demeure adressée par l'administration fiscale, la preuve que l'opération a été régulièrement comptabilisée, il encourt une amende réduite à 5 % du montant de la transaction.

Factures de complaisance ou fictives : les personnes qui, dans le cadre de leur activité professionnelle, ont travesti ou dissimulé l'adresse de leur fournisseur ou de leur client, ou accepté l'utilisation d'une identité fictive, sont redevables d'une amende fiscale égale à 50% des sommes reçues ou versées au titre de ces opérations.

En outre, le fait de délivrer une facture ne correspondant pas à une livraison ou une prestation de services réelle entraîne l'application d'une amende fiscale égale à 50% du montant de la facture.

Omissions ou inexactitudes dans les factures : toute omission ou inexactitude constatée dans les factures donne lieu à l'application d'une amende de 15 €. Toutefois, le montant total des amendes dues au titre de chaque facture ou document ne peut excéder le quart du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné.

Conclusion

On le voit, l'établissement d'une facture est loin d'être toujours évident : nombre et importance des mentions obligatoires, sanctions... Faire rapidement ses factures et sans erreurs peut rapidement devenir une tâche délicate, surtout si le nombre de factures augmente rapidement. Les logiciels en ligne comme macompta.fr vous permettent d'automatiser et de sécuriser vos opérations de facturation.

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