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Les moyens de paiement de vos factures
Le chef d'entreprise a le choix entre de nombreux moyens de paiement : espèces, chèque, lettre de change, carte bancaire, etc... qui ont chacun leur avantages et inconvénients.
S'il peut être intéressant de proposer de nombreux moyens de paiement à ses clients pour ne pas rater une vente, il est également évident que les solutions disponibles ne sont pas égales en terme de risque de retards de paiement, d'impayé, ou de coût et de lourdeur administrative.
Le chef d'entreprise doit avoir une stratégie claire des moyens qu'il propose ou qu'il accepte.
Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous proposons ici une revue des moyens les plus populaires et de leurs avantages et inconvénients.
Les espèces
Les principaux atouts des espèces sont leur simplicité d'utilisation et leur acceptation facile par les différentes parties, qu'il s'agisse de professionnels (prestataires, commerçants, fournisseurs, clients…) ou de particuliers.
L'obtention et l'utilisation des espèces est gratuite. Elles permettent de se libérer immédiatement de l'obligation de paiement.
D'aucuns ajouteront que le paiement en espèce permet, également, de ne pas laisser de traces.
Malgré ces avantages, le paiement en espèces a ses limites.
Légalement, les professionnels agissant pour les besoins de leur activité, ne peuvent pas régler en espèce une transaction d'un montant supérieur à 1000 €.
Le risque de fraude, détournement, vol est important. Enfin la manipulation des espèces : encaissement, sécurisation, remise en banque est assez lourde.
Les espèces sont donc principalement utilisées dans le commerce de détail.
Le chèque
L'utilisation du chèque est encore largement répandue tant auprès des particuliers que des entreprises.
Le chèque a l'avantage d'être gratuit et de permettre un règlement à distance, sans manier d'argent.
L'utilisation du chèque est encore acceptée de façon généralisée dans le monde des affaires.
Toutefois, ce mode de paiement présente de nombreux inconvénients.
L'utilisation du chèque est tributaire des délais postaux, il est libellé et signé à la main, ce qui augmente le risque d'erreur. Un client souhaitant gagner quelques semaines de trésorerie jouera sur les multiples aléas pour justifier un retard de paiement :
- le chèque a été envoyé mais n'est pas arrivé. Votre client vous demande un courrier de désistement avant de refaire un nouveau chèque.
- le chèque a été envoyé à une mauvaise adresse
- le chèque est reçu non signé. Il faut alors le renvoyer à votre client pour qu'il le signe puis vous le renvoie à nouveau...
Comme les espèces, le chèque nécessite beaucoup de manipulations : réception du courrier, remplissage de bordereaux de remise en banque, dépôt. L'utilisation de chèques n'est pas exempte de risque de fraude ou de détournements.
Enfin, le chèque peut ne pas être provisionné. En cas d'impayé, les frais bancaires, la récupération du chèque impayé, le recours à un huissier pour en obtenir le paiement imposent une gestion assez lourde.
Le chèque est donc un mode de paiement à éviter surtout avec les mauvais payeurs !
Virement bancaire SEPA
Le virement bancaire SEPA (Single Euro Payments Area), obligatoire dans la zone Euro depuis le 1er août 2014, est un mode de paiement normalisé afin de garantir la sécurité et la transparence de ce type de transactions.
Gratuit pour le fournisseur, sûr, pratique et facile à mettre en place, il ne nécessite aucune action particulière de la part du fournisseur si se n'est de communiquer ses coordonnées bancaires à son client (Relevé d'identité bancaire mentionnant le code IBAN et le code BIC).
De plus, une fois sur le compte bancaire, il y reste (pas de retour impayé possible).
Inconvénient du virement SEPA : il n'est pas à l'initiative du fournisseur mais du client. En perdant l'initiative de l'émission du paiement, le fournisseur s'expose au risque d'oubli ou de retard du client, ce qui n'est pas le cas avec le prélèvement SEPA.
Le prélèvement bancaire SEPA
Ce mode de paiement a l'énorme avantage d'être à l'initiative du fournisseur. Il pourra lui même choisir les dates auxquelles les prélèvements s'effectueront ce qui peut alléger considérablement le suivi administratif.
La création d'un nouveau prélèvement suppose évidemment le consentement du client. Cet accord se matérialise par un « mandat de prélèvement » identifié par une référence unique (code RUM). Avant le premier prélèvement, ce mandat doit être retourné après signature, au créancier, accompagné des coordonnées du compte bancaire à prélever.
Le client peut contester un prélèvement SEPA dans le délai de 8 semaines. Le délai est de 13 mois si le prélèvement n'a pas été autorisé par mandat.
Le coût du prélèvement télétransmis est de quelques dizaines de centimes par prélèvement, voire gratuit pour certaines banques.
Le prélèvement est particulièrement intéressant en matière d'organisation, de coût et de facilité de mise en place. Il est généralement bien accepté par le client pour les facturations récurrentes d'un montant fixe comme les factures d'abonnement.
La lettre de change
La lettre de change est un écrit par lequel le fournisseur donne au client l'ordre de lui payer, à l'échéance fixée, une certaine somme.
Réservée aux relations B to B, le paiement par lettre de change reste populaire dans certains secteurs d'activité malgré un traitement administratif assez lourd.
Ce mode de paiement papier présente l'avantage du paiement à échéance fixée et de la possibilité d'escompte. Vous recevez normalement la lettre de change de votre client plusieurs semaines avant l'échéance, vous l'encaissez et le compte bancaire de votre client sera automatiquement débité à la date d'échéance. Cette possibilité limite les inconvénients liés au format papier et à la dépendance de la poste.
L'escompte vous permet de céder votre lettre de change à votre banque dès réception. Le banquier vous achète votre lettre de change et vous recevez son montant immédiatement, déduction faite des intérêts. Cette possibilité en fait un instrument de crédit apprécié.
Cependant, comme le chèque, une lettre de change peut être impayée à l'échéance. Par ailleurs, son traitement administratif et des frais assez lourds (frais par effet, frais par remise, frais d'impayé) sont des inconvénients majeurs.
Le billet à ordre
Il présente les mêmes caractéristiques que la lettre de change, exception faite qu'il est émis par l'acheteur et non le vendeur
La lettre de change relevé
La LCR est un moyen de se transmettre des lettres de change de manière dématérialisée. Le fournisseur (le tireur) envoie un fichier informatique à sa banque. Il y a ensuite échange entre la banque du vendeur et celle de l'acheteur (le tiré) qui accepte ou non le prélèvement.
Ce mode de règlement présente les avantages de la lettre de change sans les inconvénients. Pour être mis en place, il faut cependant un partenariat fort entre le vendeur et l'acheteur, ce dernier perdant son autonomie dans la gestion de ses règlements fournisseurs.
La signature d'une convention de paiement par LCR permet de clarifier les engagements du vendeur et de renforcer le partenariat commercial.
Porte-monnaie electronique (Paypal)
Le porte-monnaie électronique, également dit portefeuille électronique est un dispositif de paiement en ligne sécurisé permettant d'initier un virement de son compte vers celui d'un fournisseur. Il s'agit alors d'un substitut à la carte bancaire traditionnelle permettant simplement d'accéder à son compte bancaire de façon sûre. Exemple: Paypal.
PayPal permet à des particuliers ou entreprises d'envoyer et de recevoir des paiements en ligne soit de façon ponctuelle (paiement unique) soit en liant directement leur compte bancaire à leur compte paypal. Comme pour les cartes bancaires, le service Paypal se rémunère en prélevant une commission sur chaque transaction, qui peut aller de 1,4% à 3,4%, + 0,25 € par transaction
Les principaux avantages de ce moyen de paiement résident dans sa facilité de mise en place, la diminution de la gestion des espèces, la restriction du risque sur les chèques (délai et impayés). Sa notoriété en fait également un mode de paiement accepté et sécurisant.
Les inconvénients de Paypal sont que ce mode de paiement est peu développé dans les relations B to B, qui impose que le client dispose d'un compte Paypal. Le coût des transactions peut être supérieur à celui de la carte bancaire pour les petits volumes d'encaissement. Enfin en cas de litige, les relations juridiques sont régies par les lois d'Angleterre et du Pays de Galles, et non les lois françaises.
La carte bancaire
La carte bancaire est le moyen de paiement le plus utilisé par les Français loin devant le chèque.
Simplicité d'utilisation, paiement immédiat, absence de risques de manipulation, la carte bancaire est largement utilisée dans le commerce de détail. La commission varie de 0.35 à 2% selon les banques, auquel il faut ajouter la location ou l'achat du terminal de paiement électronique (TPE).
Mais ce moyen de paiement apparaît également de plus en plus fréquemment dans les relations entre professionnels via le paiement en ligne sur internet.
En effet, aujourd’hui, il n'est plus nécessaire d'avoir un TPE pour payer une facture par carte bancaire. Le paiement peut se faire à distance par l'envoi d'un mail au client, avec un lien de paiement sur une page sécurisée (norme 3D – Secure). Le client se rend sur la page et saisit ses coordonnées carte bancaire.
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