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Guide comptabilité > Reprise de comptabilité existante > Changement de logiciel au 1er jour du nouvel exercice

Reprise provisoire de comptabilité à partir du bilan

Pour reprendre une comptabilité, il est indispensable de disposer de la balance comptable de l'ancien logiciel. La balance comptable vous donne la liste des comptes utilisés et leur solde. Ils devront être ressaisis ou importés à l'identique dans macompta.fr.

Cependant, si ce document n’est pas disponible lors du démarrage de votre comptabilité et dans les situations très simples, vous pouvez essayer de faire une reprise provisoire des soldes comptables à partir du bilan précédent.

Nous insistons sur le fait que la méthode décrite ci-après ne permet qu’une reprise provisoire. En effet, si pour certains comptes vous pourrez reconstituer le solde de façon précise, ce ne sera probablement pas le cas de tous les comptes. Or le solde de tous les comptes devra être identique à celui de l’ancien système.

Ces soldes provisoires devront être modifiés lorsque vous connaîtrez les soldes définitifs.

Le bilan indique, au dernier jour de l’exercice, la situation du patrimoine de votre entreprise ou association ; A l’actif, ce que l’on possède (immobilisations, stocks, créances, etc…) et au passif les dettes et les capitaux propres.

L’exercice consiste à analyser les différents postes du bilan, actifs et passifs, et en fonction de votre connaissance de la situation financière, d’un éventuel suivi extra-comptable, essayer de détailler ces postes par comptes comptables. Notons que la démarche est à l’inverse de la démarche habituelle dans laquelle les postes du bilan sont obtenus par agrégation des comptes détaillés.

Les montants à l’actif du bilan (colonne Brut) doivent être enregistrés au débit d’un compte d’immobilisation, stock, de tiers ou de trésorerie à l’exception des amortissements et provisions (colonne n°2) enregistrés au crédit.

Les montants au passif sont enregistrés au crédit d’un compte de dettes, ou de capitaux.

Correspondance entre les postes du bilan et les comptes du plan comptable

Un poste peut être constitué de plusieurs comptes. Nous indiquons ci-après le n° abrégé avec les 3 premiers chiffres. Pour connaître les comptes exact à utiliser il est nécessaire de consulter le plan comptable général (menu Mon dossier / Liste des comptes / Consulter le plan comptable dans votre dossier macompta.fr).

Actif immobilisé

L'actif commence par l'actif immobilisé. Il se compose des matériels, véhicules, droits ou autres valeurs dont vous êtes propriétaire et utilisés durablement dans le cadre de votre activité (plus d'un an). On distingue les immobilisations incorporelles, corporelles ou financières.

Poste du bilan Comptes comptables correspondants
Immobilisations incorporelles Fonds commercial
  • 206... Droit au bail
  • 207... Fonds commercial
Autres
  • 201... Frais d'établissement
  • 203... Frais de recherche et développement
  • 205... Concessions, brevets ... logiciels
  • 208... Autres immobilisations incorporelles
Immobilisations corporelles
  • Comptes 21... Terrains, constructions, installations techniques, matériels et outillages, etc.
Immobilisations financières
  • Comptes 25 à 27 ... Participations, autres immobilisations financières, dépôts versés

NB :Les comptes d'amortissements reprennent le numéro de compte d'immobilisations avec un 8 intercalé en 2ème position. Par exemple, le numéro de compte du "Matériel informatique" est "2183...", le compte d'amortissements du matériel informatique sera "28183..."

Le solde des comptes d'amortissements et de provisions s'enregistre au crédit :

Actif immobilisé (amortissements)

Poste du bilan Comptes comptables correspondants
mmobilisations incorporelles Fonds commercial
  • 2806... Droit au bail
  • 2807... Fonds commercial
Autres
  • 2801... Frais d'établissement
  • 2803... Frais de recherche et développement
  • 2805... Concessions, brevets ... logiciels
  • 2808... Autres immobilisations incorporelles
Immobilisations corporelles
  • Comptes 281 ... Terrains, contrustions, installations techniques, matériels ou outillages, etc.

Actif circulant

Les stocks, les créances et la trésorerie sont à reprendre dans les comptes suivants :

Poste du bilan Comptes comptables correspondants
Matières premières, approvisionnements, en cours
  • 31... Stocks de matières premières
  • 32... Autres aprovisionnements
  • 33... En cours de production de biens
  • 34... En cours de production de services
  • 35... Stocks de produits
Marchandises
  • 37... Stocks de marchandises
Avances et acomptes versés sur commandes
  • 409... Fournisseurs débiteurs
Créances Clients et comptes rattachés
  • 411... Clients (ouvrir un sous-compte 411 par client pour un meilleur suivi), autres comptes de classe 41
Autres
    Toutes les autres créances doivent être enregistrées dans des comptes de classe 4, par exemple :
  • 42... Personnel salarié
  • 43... Sécurité sociale, organismes sociaux
  • 44... État et collectivités
  • 45... Associés
Valeurs mobililères de placement
  • 50... Actions autres valeurs mobilières
Disponibilité
  • 512 Banque (solde créditeur à la banque), autres comptes de classe 51
Charges constatées d'avance
  • 486... Charges constatées d'avance

Si l’actif circulant est diminué d’une provision (montant dans la colonne 2), le montant correspondant est à enregistrer au crédit d’un compte de provision. Les comptes de provision ont le même numéro que les comptes d’actif correspondants mais en intercalant un "9" en 2ème position. Par exemple, le numéro de compte du compte "Clients" est : "411", le compte "Provisions pour dépréciations des comptes clients" sera "4911…"

Passif, capitaux propres

Rappel : les montants au passif sont enregistrés au crédit des comptes. Certains postes peuvent avoir un montant négatif (résultat, report à nouveau) et sont alors enregistrés au débit des comptes concernés.

Poste du bilan Comptes comptables correspondants
Capital social
  • 101... Capital ou sous compte
  • 104... Primes liées au capital
Écarts de réévaluation
  • 105... Écarts de réévaluation
Réserve légale
  • 1061... Réserves légale
Réserves règlementées
  • 1064... Réserves règlementées
Autres réserves Autres comptes de classe 106
Report à nouveau
  • 110... Report à nouveau créditeur (si positif)
  • 119... Report à nouveau débiteur (négatif)
Résultat de l'exercice
  • 120... Résultat de l'exercice (si positif)
  • 129... Résultat de l'exercice (si négatif)
Provisions règlementées
  • 14... Provisions règlementées

Passif, Dettes

Poste du bilan Comptes comptables correspondants
Emprunts et dettes assimilées
  • 164... Emprunts bancaires, autres comptes de classe 16
  • 512 Banques (solde débiteur à banque
Avances et acomptes reçus sur commandes
  • 419... Clients créditeurs
Fournisseurs et comptes rattachés
  • 401... Fournisseurs (ouvrir un sous-compte 401 par fournisseurs pour un meilleur suivi), autres coptes de classe 40...
Autres dettes Toutes les autres dettes doivent être enregistrées dans des comptes de classe 4, par exemple :
  • 42... Personnel salarié
  • 43... Sécurité sociale, organismes sociaux
  • 44... État et collectivités
  • 45... Associés
Produits constatés d'avance
  • 487... Produits constatés d'avance

Difficultés particulières

Si votre structure est de création récente, la reconstitution du solde des comptes sera plus aisée que si la création remonte à plusieurs années.

Pour les immobilisations, valeurs brutes, le solde des comptes reprend les acquisitions depuis l’origine. Normalement, le dernier bilan doit s’appuyer sur un état détaillé des immobilisations et des amortissements. Cet état donne par compte d’immobilisation, la liste des immobilisations détenues. Pour chaque immobilisation, sont indiqués sa date d’achat, sa description, son prix, la durée d’amortissement, cumul des amortissements pratiqués (voir menu Immobilisations dans votre dossier macompta.fr).

Dans l’attente de cet état, il va falloir reconstituer ce tableau. Pour cela, reprendre vos factures d’achat depuis la création, faire la liste des immobilisations par compte, totaliser les montants par compte pour retrouver le solde des postes au bilan.

Pour retrouver les amortissements par compte, vous pouvez créer les fiches immobilisations dans le logiciel de gestion des immobilisations de macompta.fr, lancer le calcul des amortissements, et totaliser les amortissements par compte.

Pour les clients, pour les fournisseurs, essayez de reconstituer le détail des factures qui vous étaient dues ou à payer à la date du bilan.

Pour les autres créances et autres dettes, pour retrouver le montant de la TVA à payer (ou du crédit de TVA à se faire rembourser à la date du bilan), d’autres taxes, se reporter aux déclarations.

Pour reconstituer une dette ou une créance à la date du bilan, une technique consiste à saisir les paiements des premiers mois du nouvel exercice pour en déduire la situation à la date du bilan.

Après analyse, vous devez être en mesure de récapituler dans un tableau de 2 colonnes (débit et crédit) la situation de vos comptes à la date du bilan. Dans la colonne débit, on retrouvera tous les comptes d’actif, valeurs brutes et dans la colonne crédit les comptes d’amortissements, provisions, dettes et capitaux propres.

Ce tableau s’appelle la balance comptable. Le total des montants au débit doit être égal au total des montants créditeurs. En effet, on ne peut pas posséder plus (d’immobilisations, stocks, créances, trésorerie) que ce que l’on a emprunté (dettes) + les capitaux propres.

Il est peut probable que cette reconstitution provisoire vous permette d’équilibrer le total du débit et du crédit. En attendant d’obtenir la balance définitive, vous pouvez équilibrer votre balance en y ajoutant un compte d’attente n° 471... pour le montant de la différence.

Une fois votre balance équilibrée vous pouvez allez la saisir, au 1er jour du nouvel exercice. Pour cela reportez vous à la FAQ N° 201 « Reprise d'une comptabilité existante avec saisie de la balance » du menu Assistance.

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