Logiciels de facturation, comptabilité et encaissement
Faciles à utiliser, sans jargon comptable, puissants...
Vous allez aimer les logiciels de comptabilité et
de facturation macompta.fr

En savoir plus >

Testez maintenant !

Gratuit pendant 30 jours

Guide comptabilité > Opérations courantes > Saisie des notes de frais

Saisie des notes de frais

Le menu Notes de Frais permet d’enregistrer les dépenses professionnelles payées personnellement par l’exploitant. En contrepartie de ces dépenses, le site va enregistrer automatiquement une dette envers le professionnel dans le compte « Apports de l’exploitant »

Cela exclut donc les dépenses faites avec la carte de crédit du compte bancaire professionnel qui seront comptabilisées normalement, dans le menu Banque. Il est recommandé de payer toutes les dépenses professionnelles à partir d’un compte bancaire ou d’une Caisse professionnelle.

Cependant il existe de nombreux cas, au-delà du simple oubli du chéquier de l’entreprise, où le professionnel paie de sa poche ; en début d’activité lorsque le compte professionnel n’est pas encore ouvert, lorsque l’on paie des petites dépenses avec des espèces privées.

La présentation du menu Notes de frais est semblable à celle du menu Banque (ici pour une entreprise individuelle).

Notes de frais 1

Dans une société, une association, ou si vous avez indiqué employer des salariés dans le paramétrage initial, le site affiche une colonne supplémentaire permettant d’indiquer la personne à rembourser (colonne « Payé par »).

La personne ayant payé la note de frais pourra donc être :

  • L’exploitant (par défaut en entreprise individuelle)
  • Un salarié. Ce choix est réservé aux comptabilités créances dettes. En comptabilité recettes dépenses, les remboursement des notes de frais des salariés se font directement dans le menu Banque au moment de leur remboursement.
  • Un associé dans une société.

Autre différence avec la saisie dans le menu Banque, il n’y a qu’une seule colonne pour la saisie du montant. Normalement, il ne s’agit que de dépenses.

Si une note de frais est annulée, il est possible de saisir un montant négatif dans la colonne montant.

Si une dépense mixte est payée personnellement par l’exploitant, le menu Notes de frais permettra d’enregistrer la partie professionnelle de la dépense. Il est cependant recommandé de payer les dépenses mixtes par un compte bancaire professionnel.

Si vous êtes assujetti à TVA le montant à saisir est le montant Hors taxes.

Compte tenu du nombre important de mouvements sur le compte du dirigeant, on ne fait généralement pas de remboursements opération par opération. Tous les frais engagés par le professionnel se cumulent dans son compte. Il procède à des prélèvements ponctuels.

Pour consulter les mouvements sur le compte de l’exploitant, connaître son solde, il faut utiliser le menu Éditions comptables / Interrogation Recherches.

Notes de frais 2

Dans le champ n° de compte saisissez « Compte de l’exploitant », indiquez la période, puis validez.

Les soldes au crédit indiquent les apports ou frais engagés, les montants au débit les prélèvements et remboursements.

Si vous utilisez des sous-comptes « Apports de l’exploitant » ou « Prélèvements de l’exploitant », il faut interroger successivement les trois comptes pour connaître la situation globale du « compte de l’exploitant ».

Si vous êtes en société ou en association, vous pouvez consulter le compte courant des associés ou des salariés dans le menu Partenaires.

Cliquez sur « Voir / Modifier la fiche de l'associé ou du salarié», puis sur l’onglet « Comptabilité ».

< Retour