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Guide comptabilité > Reprise de comptabilité existante > Changement de logiciel en cours d’exercice

Changement de logiciel en cours d’exercice

Si vous reprenez une balance en cours d’exercice, celle-ci comprend les comptes de résultat du début de l’exercice à la fin de la période en cours. La liste peut être longue. Voyons d’abord le cas où vous disposez de la balance au format excel, puis celui ou vous ne disposez que d’une édition.

Import d’une balance

Ouvrez votre balance avec excel et supprimez les lignes d’en tête et les colonnes inutiles. Pour être importée votre balance ne doit comporter que 4 colonnes : N° du compte, libellé, solde débit et solde crédit. Supprimez également les totaux ou sous-totaux.

Une fois mise au bon format, enregistrez votre balance au format csv, avec le séparateur « ; ». Si vous rencontrez des difficultés pour mettre votre balance au format attendu, envoyez votre fichier au service technique de macompta.fr qui pourra vous aider.

Allez ensuite dans le menu, Éditions comptables / Écritures comptables et cliquez sur le bouton « Import balance » icone importer.

Import d’une balance

Import de balance

L’import de balance a pour effet de :

  • Créer les comptes qui n’existent pas dans votre plan comptable
  • Mettre à jour le libellé des comptes existants
  • Reprendre les soldes

Vous remarquerez que dans l’écriture d’import, les soldes des comptes « Banque » et « Caisse » ont été enregistrés dans un compte d’attente. En effet les comptes de trésorerie, « Banque » et « Caisse » peuvent seulement être utilisés dans les menus du même nom.

Le logiciel a donc imputé le solde de la banque et de la caisse dans le compte « attente » lors de l’import de la balance. Dans le même temps une écriture de reprise de solde a été passée dans le menu Banque ou Caisse avec pour contrepartie, ce même compte d’attente qui se retrouve soldé.

Vous pouvez vérifier l’import de votre balance dans le menu Éditions comptables / Balance.

Si vous êtes assujetti à la TVA, avant de commencer vos saisies, allez dans le menu Mon Dossier / Mon dossier comptable et assurez vous que :

  • Les comptes de TVA créés indiquent le bon taux (menu Comptes de TVA)
  • Les comptes de dépenses et de recettes sont rattachés aux comptes de TVA adaptés (menu Liste des comptes).

Saisie manuelle d’une balance

Si vous ne disposez pas d’une balance au format excel, vous allez devoir créer les comptes existants et saisir une écriture de reprise.

Munissez-vous de la balance des comptes de votre ancien logiciel.

Assurez-vous que tous les comptes présents dans la balance existent dans Mon Dossier / Dossier comptable / Liste des comptes.

Créez également s’il n’existe pas déjà dans votre dossier, un compte « Attente, n°471000 » type : autre compte. Sauf cas particuliers, les comptes peuvent être créés en cours de saisie.

Certains comptes obéissent à des règles particulières de création :

Le compte « Caisse, n°531… » est créé automatiquement en répondant « Oui » à la question « Avez-vous une caisse ? » dans le menu Mon Dossier / Dossier Comptable.

Les comptes « Banques, n°512… » sont créés dans le menu Mon Dossier / Comptes bancaire.

Les comptes de TVA, ayant pour racine le numéro 445… doivent être créés dans le menu Mon dossier / Comptes de TVA.

Une fois les comptes nécessaires créés, allez dans le menu Éditions comptables / Écritures comptables.

Il s’agit simplement de reprendre à l’identique la balance comptable que vous avez entre les mains.

Placez-vous dans le dernier mois saisi (date de la balance).

Ressaisissez votre balance à l’identique sauf pour le solde des comptes « Banque, n°512 » et « Caisse, n°531 » que vous imputerez dans le compte « Compte d’attente » n°471000, et validez votre écriture.

Une fois votre balance saisie, allez dans le menu Saisie / Banque. Inscrivez une recette pour le montant du compte « Banque » s’il figure au débit dans la balance (une dépense s’il figure au crédit dans la balance) en utilisant le compte « Compte d’attente » n°471000.

Allez ensuite dans le menu Caisse et saisissez une recette pour le montant de la caisse, toujours en sélectionnant le compte d’attente.

Exemple

Vous voulez reprendre sur macompta.fr votre comptabilité qui était auparavant tenue sur un autre logiciel. Vous disposez de la balance, arrêtée au 30 juin 2015.

Code Compte Libellé Compte Débit Crédit
10800000 Compte de l'exploitant 30
21810000 Installations agencements 400
28181000 Amortissement des nstallations agencements 180
44566000 TVA déductible sur autres biens et services 10
44576000 TVA collectée 20% 100
51200000 Banque 100
61320000 Locations immobilières 600
61600000 Primes d'assurances 200
62700000 Frais bancaires 5
70600000 Honoraires 1005
Total 1315 1315

Allez dans le menu Éditions comptables / Écritures comptables.

Placez-vous dans le mois de juin 2015.

Saisissez l’écriture suivante, puis validez votre saisie.

Reprise compta 2

Pour terminer la reprise de votre balance, aller dans le menu Saisie / Banque et saisir une recette de 100 € ayant pour contrepartie le « Compte d’attente » (répertoire « Autres postes »). Le compte d’attente sera alors soldé.

Reprise compta 3

Vérifiez l’import : dans le menu Éditions comptables / Balance. La balance macompta.fr doit être identique à celle de l’ancien logiciel.

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