Logiciel comptabilité pour notaires


9500 notaires environ exercent en France. Ils ont besoin d'un logiciel de comptabilité professionnel pour leur activité principale qui consiste à rédiger et à recevoir tous les actes auxquels leurs clients doivent ou veulent faire donner un caractère d'authenticité, d'en assurer une date certaine, d'en conserver le dépôt et de délivrer des copies.

Les besoins

Les notaires doivent tenir une comptabilité destinée à constater les recettes et dépenses en espèces, ainsi que les entrées et sorties de valeurs effectuées pour le compte de leurs clients. Ils tiennent un livre-journal des espèces, un registre de frais d’actes, un grand livre des espèces, un livre-journal des valeurs et un registre spécial de balances trimestrielles

Il existe un plan comptable Notarial.

Des inspections annuelles sont organisées par la profession. Ces inspections concernent l'ensemble de l'activité professionnelle du notaire inspecté et portent notamment sur la comptabilité, l'organisation et le fonctionnement de son étude.

Le logiciel de comptabilité utilisé par les notaires doit respecter un ensemble de prescriptions (arrêté du 26 mai 1984 et Arrêté du 27 janvier 2006 ). La conformité à ces prescriptions, ainsi qu’à celles des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, est vérifiée par un commissaire aux comptes.

Outre le respect de ces contraintes, les logiciels des études doivent répondre à un besoin croissant de sécurité et de gains de productivité. Des fonctions comme le paiement sécurisé du coût des réquisitions et des dépôts, les virements sécurisés vers des clients, confrères, etc… a partir du logiciel comptable, ou la restitution de statistiques sur l’étude (chiffre d’affaires par type d’acte, par clerc) répondent à ce besoin.

Au plan fiscal, les notaires libéraux sont imposables dans la catégorie des bénéfices non commerciaux. Ils établissent une déclaration 2035 en fin d’année. Les sociétés peuvent être assujetties à l’impôt sur les sociétés.

Les solutions existantes

Les logiciels spécialisés pour études notariales sont notamment Authen.tic de Fichorga, Fiducial Notaires comptabilité, Juris compta de PMS juris, inot comptabilité de Genapi...

Les fonctionnalités mises en avant par les éditeurs sont : automatismes de saisie, gestion des virements, des rapprochements bancaires, des hypothèques avec CDCNet/EDI ou ETEBAC, relance des comptes débiteurs, statistiques, communication avec le logiciel de rédaction d’actes , établissement de la déclaration N°2035...

Conseils

Pour bien choisir un logiciel de comptabilité, il faut l’essayer, le tester. On n’achète pas un logiciel après une simple démonstration. Un fois choisie, la solution retenue prendra un temps considérable, parfois des mois, en installation, transferts de fichiers, paramétrage, formation, prise en main. Aussi, faut-il faire un choix solide. Certains choix informatiques faits trop rapidement, sans intégrer les équipes à la décision, peuvent devenir de véritables gouffres financiers et démotiver tout une étude.

L’idéal est de constituer un groupe de travail chargé d’étudier les offres et représentant les différents utilisateurs, d’établir une grille de test et de faire des tests sur des exemples réels.

Les autres domaines des logiciels de comptabilité professionnel: