Logiciel comptabilité : définition


Logiciel de comptabilité générale, de comptabilité analytique, logiciel de gestion commerciale ou de devis facturation, logiciel de liasse fiscale et télé-transmission… que recouvrent exactement ces termes et de quoi a-t-on réellement besoin pour répondre aux obligations légales ou aux nécessités de la vie quotidienne d’une entreprise ou d’une association ?

Que signifient également les mentions de logiciel libre, propriétaire ou open source ?

Enfin combien coûte, approximativement les logiciels de comptabilité standards pour une petite structure ?

Voici quelques éléments de réponse.

Logiciel de comptabilité générale

Un logiciel de comptabilité générale est un programme informatique qui permet d’enregistrer les transactions économiques (achats, ventes, paiements…) en comptabilité. Les transactions sont enregistrées dans des journaux et des comptes dans le respect des conventions comptables ; enregistrement en partie double, sens de fonctionnement débit, crédit et numéro des comptes (plan comptable).

Un logiciel de comptabilité générale permet d’éditer des états comptables comme les journaux, balances et grand livre. Il permet également d’éditer des états de synthèse, comme le bilan et le compte de résultat, à l’intention des partenaires : associés, banquiers, salariés… ou de l’administration fiscale.

Pour simplifier et accélérer le travail comptable, le logiciel comptable comporte des automatismes : imports bancaires, imputations automatiques dans des comptes, lettrage. Selon le public visé, l’interface de saisie pourra être très orientée ‘comptables’ ou au contraire, facile à appréhender par des utilisateurs novices.

Le Logiciel de comptabilité peut être installé sur un ordinateur chez l’utilisateur. Cependant, il est de plus en plus fréquent, pour des raisons de simplicité, d’utiliser des programmes sur des serveurs distants, accessibles via internet. On parle alors de logiciel dans le cloud ou en Saas (Software As A service), logiciel en tant que service.

Logiciel de comptabilité - Facturation

Les logiciels de devis - facturation ou de gestion commerciale sont des programmes qui permettent d’enregistrer les commandes, de créer les documents commerciaux, de suivre les opérations de vente, et de faire des analyses. Les fonctionnalités proposées sont la gestion des clients, des articles, le suivi des commandes et transactions (devis, bons de commande, bon des livraison, factures…). Lorsque l’application permet de gérer intégralement la relation client on parle de CRM (Customer Relationship Management) ; en amont le programme permet de gérer la prospection, le site Web, en aval l’après vente, les avis clients, etc...

Lorsqu’une vente est bouclée, le programme permet de générer des écritures comptables pour enregistrer les factures en comptabilité sans ressaisie. Les éditeurs de logiciels de devis facturation très orientés vers un métier particulier proposent rarement une application de comptabilité ; il faut alors basculer dans un logiciel de comptabilité standard.

Logiciel de comptabilité analytique

La comptabilité analytique est une fonctionnalité supplémentaire proposée par les logiciels de comptabilité générale. La comptabilité générale permet de connaître le résultat pour l’organisation dans son ensemble. L’objectif de la comptabilité analytique est d’obtenir une analyse des résultats de l’organisation pour une activité, un produit, ou un projet en particulier. Pour y arriver, le logiciel permet de saisir les charges et produits dans des sections analytiques (le projet, le produit..) créées par l’utilisateur. Une charge sera ainsi d’abord saisie dans un compte de comptabilité générale puis ensuite dans une section analytique, ou répartie entre plusieurs sections. Afin de faciliter la saisie, lorsque certaines charges ou produits doivent être ventilés entre plusieurs sections, il est possible de faire appel à une grille de répartition automatique.

Une fois toutes les charges et produits imputés en comptabilité analytique, il est possible d’éditer les états suivants : balance et grand livre analytique, compte de résultat analytique.

Logiciel libre

Un logiciel libre est un logiciel que son utilisateur peut utiliser pour tout usage, dont il peut faire et distribuer des copies. L’utilisateur a accès au code source du programme pour l’étudier, le modifier et l’adapter à ses besoins. Le système d’exploitation Linux, le logiciel de bureau libreoffice, ou le navigateur internet Mozilla Firefox sont des exemples de logiciels libres célèbres.

Au contraire des logiciels libres, les logiciels ‘propriétaires’ appartiennent à un éditeur qui en concède l’usage moyennant le paiement d’une licence d’utilisation. Il est interdit d’en faire une copie et l’utilisateur n’a pas accès au code source.

Sa copie étant libre, le logiciel libre est normalement gratuit. Cependant, dans le domaine de la comptabilité, l’implémentation d’un projet informatique basée sur un logiciel libre est rarement sans coûts ; Les logiciels libres de comptabilité sont généralement des applications avec une grande richesse fonctionnelle. A moins d’avoir des connaissances informatiques en interne, il est nécessaire de bénéficier de conseils, de formations, d’aide à l’intégration, voire de réaliser des développements pour adapter le logiciel à des besoins spécifiques. Des sociétés de services informatiques sont spécialisées dans la fourniture de services associés à des logiciels libres.

Des logiciels comme phpcompta, Dolibarr ou Openconcerto sont des logiciels libres.

Les autres logiciels de comptabilité gratuits proposés sur internet sont rarement libres. L’utilisateur ne peut pas les copier, ou avoir accès au code source. Il s’agit souvent de produits d’appel avec des fonctions limitées destinés à promouvoir des services associés ou des versions plus élaborées payantes.

Open source

Open source signifie littéralement que le code source du programme est ouvert à tous. En pratique, l’open source renvoie aux mêmes caractéristiques que le logiciel libre.

Prix des logiciels de comptabilité

Le prix des logiciels de comptabilité est très variable en fonction des fonctionnalités proposées, de la version (mono ou multi-utilisateurs), de la formule d’assistance retenue, etc…. Les logiciels à installer vendent généralement une licence puis une mise à jour tandis que les logiciels en ligne sont commercialisés sous forme d’abonnements.

Compte tenu de l’évolution constante de la législation notamment fiscale, la souscription d’un service de mise à jour est indispensable.

A titre d’exemple, pour une TPE réalisant un chiffre d’affaires de 300 K€, un logiciel de gestion comprenant les fonctions d’édition des devis et factures, la comptabilité générale, l’édition et l’envoi de la liasse fiscale, avec mise à jour et maintenance pour un an, les tarifs étaient en 2014 de l’ordre de :

Chez les éditeurs type Ciel, EBP, Cogilog, de l’ordre de 900 à 1200 € HT par an,

Chez les editeurs type Itool (version plus de 1000 écritures), Zephyr de l’ordre de 700 à 800 € HT par an,

Chez les éditeurs type Sage one (liasse fiscale non disponible), Intuit (liasse non disponible), macompta.fr : 200 à 300 € par an.